Type d'action :

• Emploi, Formation
• Gouvernance, partenariats institutionnels
• Nouvelles pratiques professionnelles

Région : Île-de-France

Sur le vif :
« Quand on est en immersion dans une nouvelle équipe, on apprend à mieux se connaitre et on s’apprécie davantage ! Avant, on connaissait les gens de vue, là, on passe du ressenti à quelque chose de plus concret et c’est beaucoup plus facile de travailler ensemble sur des projets. ». Le directeur de la Cohésion sociale de Garges-lès-Gonesse

« Cette immersion permet de découvrir un nouveau milieu, se rassurer par rapport à ses choix, se situer dans son projet de vie et agir en conséquence. ». Un agent municipal ayant participé au dispositif   

Porteur(s) de l'action :
Ville de Garges-lès-Gonesse 

Objectif(s) et bref descriptif :
Afin de favoriser la cohésion entre acteurs municipaux et la transversalité au sein des services, la Ville de Garges-lès-Gonesse propose le dispositif « Echange ton poste » aux agents de mêmes niveaux hiérarchiques. Le principe : permettre à tous de s’immerger en autonomie dans un autre contexte professionnel pendant une semaine. Mise en œuvre initialement au sein d’une Direction Générale Adjointe (DGA), cette action a rencontré un succès tel qu’il s’applique désormais à tous les échelons de la Ville et permet aussi de favoriser les évolutions personnelles et professionnelles.

Origine(s) :
Au printemps 2015, pour répondre à un double besoin de prévention des risques psycho-sociaux au travail et d’amélioration du service public rendu aux habitants de Garges-lès-Gonesse (près de 42 000 habitants), la Ville sollicite un cabinet extérieur pour mener une enquête auprès de tous les agents. Celle-ci met en exergue un manque de valeurs communes au sein de l’administration. Elle fait aussi état de différences managériales entre les directions et services. Pour pallier à cela, le directeur général adjoint en charge de la citoyenneté et de la solidarité se renseigne sur les pratiques innovantes, notamment dans le domaine privé. Après avoir identifié cette action, il lance une expérimentation dans ses services.

En octobre 2015, tous les directeurs de la DGA citoyenneté et solidarité se voient proposer en réunion de direction d’échanger leurs postes par tirage au sort. Si certains expriment des craintes à l’idée d’occuper un poste très technique, sur lequel ils ont peu de connaissances, la proposition est globalement bien accueillie. Très rapidement, ils sont donc convoqués à une réunion pour procéder au tirage au sort, et trois semaines plus tard commencent les échanges de poste.

A l’issue de cette phase, un premier bilan de l’action est dressé selon deux modalités : d’une part une réunion de tous les participants, le directeur général adjoint, et les élus, et d’autre part des questionnaires. Les retours recueillis sont positifs et très favorables à sa poursuite. En effet, ils soulignent l’intérêt du dispositif pour la connaissance mutuelle et la transversalité des services. C’est aussi l’occasion de présenter les premiers projets pensés en transversalité grâce au dispositif.
Ces temps permettent par ailleurs d’identifier des éléments à améliorer. Il est ainsi décidé de systématiser une période de préparation en amont de l’échange de poste. En outre, les modalités du tirage au sort évoluent afin que les échanges de poste puissent se faire de manière bilatérale entre directeurs.

Cette première étape est aussi l’occasion d’apaiser certaines craintes, notamment celles de dysfonctionnements pendant les échanges de poste. En effet, l’absence de prises de décision malhabiles par les nouveaux arrivants dans les services apparaît comme un élément encourageant. De plus, l’inquiétude concernant les partenaires et leurs réactions face au changement d’interlocuteur s’avère infondée. Ces derniers se montrent plutôt intéressés par cette démarche et certains, à l’instar d’un directeur de bailleur social, évoquent même l’idée de l’appliquer dans leur structure.

La poursuite de l’action est alors engagée en janvier 2016. Elle est encouragée par le changement de fonctions du porteur du projet. Désormais directeur général des services, il compte étendre à toute la municipalité cette pratique, et à terme, la pérenniser et la faire entrer dans les mœurs. L’ambition est large car il ne s’agit pas uniquement d’étendre le dispositif à toutes les DGA. En effet, en mars 2016, ce sont tous les chefs de services qui sont amenés à participer. L’expérience est par ailleurs renouvelée entre directeurs de toutes les DGA à la fin de l’année 2016. Seuls la Direction des Ressources Humaines et le cabinet du maire ne sont pas concernés.
En outre, la réflexion autour de la qualité de vie au travail, initiée en 2015 avec un cabinet externe est reprise en interne par la Ville. C’est l’occasion de définir de manière participative un Plan d’actions qualité de vie au travail. Celui-ci, adopté en juin 2016, se décline en quatre axes, parmi lesquels « Favoriser les évolutions personnelles et professionnelles ». C’est dans cet axe, au sein de l’action « Favoriser la polyvalence et la transversalité », qu’est inscrit le dispositif « Echange ton poste », permettant une reconnaissance officielle de son intérêt pour la Ville de Garges-lès-Gonesse. Ce plan, défini pour la période 2016 – 2020, donne lieu à la mise en place du comité de pilotage hygiène sécurité conditions de travail (CHSCT) de la Ville de Garges-lès-Gonesse, en charge de dresser un bilan une à deux fois par an. Enfin, un comité technique rassemblant environ vingt acteurs municipaux de grades et de domaines divers se charge de suivre la mise en œuvre des actions. Il se réunit trois fois par an.

Fin 2016, c’est au sein de cette instance qu’émerge la volonté des agents de bénéficier de ce dispositif au même titre que les directeurs et chefs de service. Afin de répondre à cette demande, un protocole est formalisé, détaillant les modalités de participation des directeurs, chefs de service et agents. Si celui-ci n’est validé qu’en mars 2017, les agents ont la possibilité de se saisir de cette opportunité depuis le 1er janvier de la même année. Quant aux cadres, l’opération étant renouvelée annuellement, ils échangeront leurs postes selon un calendrier arrêté en comité technique qualité de vie au travail. Enfin, en mai 2017, la pratique est étendue au comité de direction puisque les directeurs généraux adjoints, le directeur général des services techniques et le directeur général des services devraient se prêter au jeu.


Cette action a été repérée et expertisée dans le cadre de l'action recherche « Villes et vivre ensemble – La gouvernance locale de la cohésion sociale », menée par l'Odas en partenariat avec le CGET.


 

Description détaillée :

L’interconnaissance comme vecteur de cohésion
Le dispositif « Echange ton poste » est initialement pensé pour les directeurs et les chefs de service. Ceux-ci participent à l’opération une fois par an selon les mêmes modalités, si ce n’est que les chefs de service restent a priori au sein de leur DGA de rattachement, tandis que pour les directeurs, l’échange se fait entre toutes les DGA.

La première étape est celle du tirage au sort. Lors d’une réunion rassemblant les participants de même échelon hiérarchique et le directeur général des services, un tirage au sort détermine les binômes. Ceux-ci définis, il leur revient la charge d’organiser les temps d’accompagnement. En effet, avant d’échanger les postes, les participants sont invités à passer deux jours avec leurs binômes sur leurs postes afin de mieux appréhender les éléments centraux de la fonction qu’ils occuperont en autonomie pendant cinq jours. Dans les faits, ils ont la possibilité d’organiser ce temps d’accompagnement, et notamment sa durée, comme ils le souhaitent. En outre, chaque acteur veille à préparer avec attention l’arrivée de son collègue à son poste (accès aux logiciels, utilisation éventuelle d’un véhicule, briefing des équipes…).

Dès lors, laissés en autonomie dans une fonction qu’ils n’ont pas choisie et ne maîtrisent pas a priori, les directeurs et chefs de service expérimentent pendant une semaine le quotidien de leurs collègues. En effet, les conditions de la semaine d’immersion doivent être les plus réelles possibles. Le nouvel arrivant a ainsi accès aux courriels, à l’agenda, participe aux réunions et est en charge des dossiers en cours. L’échange étant organisé généralement dans une période assez calme, le binôme est normalement peu confronté à des difficultés. Toutefois, si tel est le cas, les acteurs sont invités à travailler en priorité avec les collaborateurs et supérieurs hiérarchiques, et non le titulaire du poste.

Cette expérience leur permet d’acquérir une connaissance fine des missions de leurs collègues, ce qui n’est pas négligeable au regard des retours recueillis à l’issue des différentes phases de mise en œuvre. En effet, certains avouent un décalage entre ce qu’ils pensaient faire et ce qu’ils ont effectivement fait pendant l’échange.
Cette action est aussi l’occasion d’avoir une meilleure compréhension des dispositifs et des attentes de chacun. En effet, certains protocoles peuvent se révéler fastidieux, d’autant plus qu’ils ne sont pas toujours bien compris par les services. Dans ce cadre, la participation à « Echange ton poste » permet de prendre conscience de la charge de travail des autres, et peut générer plus de tolérance.

Par ailleurs, l’échange de poste a vocation à identifier les dysfonctionnements d’un dispositif. Ce peut aussi être l’occasion d’identifier une personne qui semble rencontrer des difficultés dans son travail et ainsi lui venir en aide. L’idée est de permettre une prise de recul pouvant faire évoluer la vie des services. Ainsi, une réunion-bilan est organisée à l’issue de chaque période d’échange de poste. Elle réunit tous les participants, le DGS et le maire de Garges-lès-Gonesse, en charge de la délégation des Ressources Humaines. Il est aussi proposé aux cadres de prévoir une réunion en bilatéral, en l’absence de supérieurs hiérarchiques pour échanger librement sur leurs ressentis, leurs inquiétudes, leurs conseils...

Certains directeurs et chefs de service mentionnent enfin que l’immersion dans un service pendant une semaine leur permet de se projeter dans une autre poste et de réaliser qu’ils peuvent être compétents sur un autre domaine que le leur. Ils prennent conscience qu’ils ne sont pas seulement des techniciens dans leurs domaines, mais plus généralement des manageurs publics. En ce sens, le dispositif « Echange ton poste » offre des occasions de reconversion professionnelle aux agents aussi bien qu’à leurs supérieurs hiérarchiques.

Au regard des apports de cette action, les jours de participation au dispositif « Echange ton poste » sont comptabilisées comme journées de formation, et sont inscrites au plan de formation de la collectivité.

Une mise en œuvre élargie : les agents (é)changent de postes
Fin 2016, le comité technique qualité de vie au travail fait émerger la volonté des agents municipaux (n'étant ni directeurs, ni chefs de service) de bénéficier du dispositif « Echange ton poste ». Ceux-ci ont ainsi la possibilité de se saisir de cette opportunité depuis le 1er janvier 2017.
Toutefois, en ce qui les concerne, la mise en œuvre du dispositif est différente puisqu’elle s’inscrit plutôt dans le cadre d’une reconversion professionnelle. Tout d’abord, la participation des agents à ce dispositif doit être volontaire et motivée, à l’inverse de leurs supérieurs hiérarchiques pour lesquels l’action est obligatoire selon une temporalité définie au préalable. En effet, l’agent intéressé explicite sa motivation à son supérieur hiérarchique, mais aussi à la Direction des Ressources Humaines (DRH). De plus, l’échange de poste ne peut s’effectuer que sur un poste accessible en termes de qualification. L’accord du chef de service d’origine et du chef de service d’accueil est requis. En outre, un temps est consacré à l’issue de l’opération pour que l’agent puisse échanger avec une personne de la DRH et éventuellement son supérieur hiérarchique. Il s’agit de faire le bilan de l’affectation temporaire sur un autre poste, de savoir si cette expérience conforte le projet de reconversion ou d’évolution professionnelle…

En ce qui concerne la mise en œuvre du dispositif, deux possibilités sont offertes aux agents.
Depuis septembre 2016, dans le cadre d’une bourse interne, c’est-à-dire d’une offre d’emploi destinée à être pourvue en interne, les agents peuvent passer une journée sur le poste auquel ils souhaitent candidater, si possible en binôme avec une personne occupant les mêmes fonctions. Dans ce cas, la mise en œuvre se fait entre l’agent et le responsable hiérarchique du poste en recrutement.

Par ailleurs, les agents peuvent demander à échanger de poste entre différents services pour une durée d’un à cinq jours. De la même manière que pour les directeurs et chef de service, l’échange s’effectue sur deux temps, un premier temps d’observation et d’accompagnement et un deuxième d’échange de poste effectif. Les agents sont invités à définir leur binôme avant de proposer l’échange à leurs supérieurs hiérarchiques. Si cela n’est pas possible, ils ont la possibilité d’occuper un poste sans procéder à un échange en binôme, ou d’obtenir de l’aide de la part des cadres ou des agents de la DRH pour définir un binôme. Ici, l’échange ne répond pas à un besoin de recrutement mais bien à l’intérêt de l’agent. Il peut tout à fait demander d’échanger de poste même si celui-ci n’est pas vacant. Cela lui permet de mieux appréhender un autre poste au sein de la Ville et d’envisager dans le futur une possible reconversion.

Au regard de la richesse du dispositif depuis son lancement avec les directeurs et chefs de service, la Ville de Garges-lès-Gonesse veut encourager les agents à se saisir de cette action. Aussi, le premier agent à avoir expérimenté l’action en décembre 2016 a fait l’objet d’un article dans le magazine municipal "Entre nous" distribué aux agents. Les chefs de service sont par ailleurs encouragés à proposer ce dispositif aux agents qui évoquent une reconversion professionnelle. Enfin, une campagne de communication plus importante est déployée à destination des agents à l’issue de la validation du protocole en mars 2017 par le comité de pilotage CHSCT rassemblant le directeur général des services, les élus, les représentants du personnel et la médecine du travail.

Une dynamique au service de la transversalité dans la Ville
Outre des enjeux de cohésion des services municipaux et de reconversion professionnelle, le dispositif « Echange ton poste » répond à un impératif de transversalité au sein de la Ville de Garges-lès-Gonesse.

Or, l’interconnaissance des personnes, des missions et des compétences favorise la mise en œuvre de nouveaux projets. En effet, le dispositif permet une meilleure identification des personnes de part et autre. L’objectif est de favoriser la confiance entre les acteurs municipaux et ainsi de les encourager à travailler ensemble.

L’action semble porter ses fruits puisque depuis le lancement du dispositif, plusieurs projets ont émergé dans les services.
Ainsi, certains projets, découverts par des agents en changement de poste, ont été transposés d’un service ou d’une direction à un(e) autre. En ce sens, « Echange ton poste » participe à la diffusion de pratiques inspirantes au sein de la Ville.
En outre, d’autres projets ont été construits en transversalité entre différents services ou directions, à l’instar d’une rencontre mensuelle entre la direction de la cohésion sociale et la direction de la communication pour favoriser la mise en lumière du travail des acteurs de terrain. Cela contribue aussi à faire sortir des locaux les agents du service communication et travailler « l’aller vers ».

Enfin, pour favoriser la transversalité et la cohérence de l’action publique, les encadrants sont invités à proposer aux agents de leurs services d’échanger leurs postes une semaine. Ainsi, courant 2017, à la demande du directeur de la cohésion sociale, les agents d’accueil des centres sociaux de Garges-lès-Gonesse devraient échanger leurs postes.
 

Impact(s) :
• Environ 20 directeurs et chefs de service ont fait l’expérience du dispositif au moins une fois entre octobre 2015 et janvier 2017.
• Plusieurs agents ont fait l’expérience du dispositif dans le cadre d’une bourse interne.
• Un agent a fait l’expérience du dispositif selon les modalités « classiques » entre deux services différents.
• De nombreux projets sont transposés d’un service à l’autre.
• De nombreux projets sont construits en transversalité entre différents services ou directions.
• Une culture de la transversalité s’est développée, en particulier parmi les cadres.
• La cohésion des services au sein de la Ville est renforcée.
• Un changement de regard s’est effectué entre les services.
• La reconversion professionnelle est facilitée.
 

Partenaire(s) :
Cette action étant interne à la Ville de Garges-lès-Gonesse, les partenaires ne sont pas directement associés à la mise en place de cette action. Toutefois, lors des échanges de postes effectifs, les partenaires peuvent être témoins de cette action puisque leur interlocuteur change. Les retours faits par les partenaires à ces occasions se sont toujours révélés positifs, les partenaires étant curieux et intéressés par la démarche.  

Moyens :

Humains : Cette action ne nécessite pas de moyens humains supplémentaires. En revanche, chaque opération demande aux agents d’y consacrer au moins cinq jours (comptabilisés comme journées de formation).

Matériels : Cette action demande une ingénierie en ce qui concerne l’amont de l’échange de poste : accès aux courriels, aux logiciels, à la ligne téléphonique, transfert de véhicule…
 

*Mention légale :
Le contenu de cette fiche relève de la seule responsabilité de l'Agence Apriles et ne peut en aucun cas être considéré comme reflètant la position des partenaires soutenant le projet Apriles.

Contact action : Guilhem PELLET
Directeur Général des Services
Ville de Garges-lès-Gonesse
8 Place de l'Hôtel de ville
95140 Garges-lès-Gonesse
Tel: 01 34 53 32 55
Mail: [email protected]

Lien internet: www.villedegarges.fr